AVISO DE PRIVACIDAD

Este Aviso de Privacidad tiene como objetivo proporcionar una visión transparente de las prácticas de Kumon Instituto de Educación de Colombia Ltda., identificada con Nit 830.138.958-5, con domicilio en la Avenida Carrera 45 Nº. 108 -27, Torre 2 Oficina 1002 Edificio Centro Empresarial Paralelo 108 Bogotá D.C. (en adelante “Kumon” o simplemente el “Responsable del Tratamiento”) en relación con el tratamiento de los datos personales que lleva a cabo sobre los datos de los Titulares. Por ello, le recomendamos que lo lea de principio a fin.

¿QUÉ DEBE SABER ANTES DE LEER ESTE AVISO?

Los datos personales son toda aquella información que le permite ser identificado. Como por ejemplo su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros.

El Encargado del Tratamiento corresponde a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

El Responsable del Tratamiento corresponde a Kumon Instituto de Educación de Colombia Ltda., identificada con Nit 830.138.958-5 (en adelante Kumon). Si tiene alguna duda sobre cómo tratamos sus datos personales, usted podrá contactarse a través de los siguientes medios: privacidade@kumon.com.br.

Por Tratamiento de datos personales se entiende cualquier operación realizada con los datos personales como la recogida, clasificación, uso, acceso, procesamiento, almacenamiento, supresión, modificación, intercambio y transferencia de datos.

¿QUÉ DATOS PERSONALES TRATAMOS Y CÓMO LOS RECOGEMOS?

1. Alumnos, padres y tutores legales
   
   Al inscribirse en una Unidad Kumon, se recogen algunos datos personales (del estudiante y de sus padres/tutores), como el nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y otra información necesaria para la orientación del Método Kumon, el envío de avisos y promociones relacionadas, facilitación de apuntes, obsequios, comunicaciones sobre ponencias y formaciones realizadas por Kumon.
   
   Las Unidades Kumon son operadas bajo el régimen de Franquicia, y los propietarios de estas Unidades son nuestros franquiciados (a los que se hace referencia como "Orientadores"). De esta forma, dichos franquiciados actúan en calidad de Encargados del Tratamiento de los datos personales informados en el momento de la inscripción, así como los obtenidos/generados como resultado del estudio en una de las Unidades Kumon
   
   En las actividades dirigidas a mejorar el Método Kumon (ya sea a través de encuestas, seguimiento de alumnos y/o de Unidades Kumon) o destinadas a la formación de Orientadores, colaboradores y nuevos franquiciados, puede ser necesario el registro de la imagen de nuestros alumnos, padres y tutores, mediante vídeos y fotos. Pero dicho registro estará sujeto a la expresa autorización previa, mediante el Documento de Autorización de Uso de Imagen.
2. Franquiciados y Orientadores
   
   Cuando se está interesado en ser franquiciado del Método Kumon, es necesario pasar por un proceso de evaluación y tener una formación especializada. Para hacerlo, necesitamos recoger varios datos personales, como su nombre completo, dirección, correo electrónico, teléfono, estado civil, nivel de educación, curriculum, fecha de nacimiento, ciudad, estado y ciudad en la que desea abrir la franquicia.
   
   En ese proceso de evaluación, se llevan a cabo entrevistas para analizar el perfil, estudio del material didáctico de Kumon, análisis de la capacidad financiera, entre otras actividades.
   
   Una vez autorizado a asumir una Unidad Kumon, utilizaremos sus datos personales para la ejecución del contrato de franquicia.
3. Socios de negocio y proveedores
   
   Para celebrar un contrato, aunque usted no sea la parte contratada, sino sólo el representante legal del contratado, necesitamos procesar algunos datos personales, especialmente para la calificación de las partes del contrato, como nombre, número Identificación Tributario (RUT), Documento de Identidad, dirección y, eventualmente, sus datos financieros.
4. Leads Comerciales
   
   En los casos del sitio web y otros canales digitales, recogemos y utilizamos cierta información de su smartphone u otro dispositivo electrónico utilizado para acceder a nuestro sitio web, para medir las visitas en nuestras plataformas, qué páginas se ven, mejorar nuestro contenido y ofrecer ofertas y anuncios personalizados.
   
   En general, estos datos son: marca y modelo de su dispositivo electrónico, protocolo de identificación, navegador utilizado y cookies.
   
   Ofrecer informaciones en relación con nuestros servicios y ofrecer respuestas a requerimientos de los clientes.
5. Colaboradores de Kumon
   
   Para gestionar nuestra relación laboral, necesitamos recopilar varios datos personales. Al ser admitido en Kumon, le pedimos que nos facilite información como su nombre completo, cédula de ciudadanía, documento de Identidad (RUT), fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, direcciones de contacto (particular y electrónica), números de teléfono y estado civil. Además, necesitamos los resultados de los exámenes de ingreso, que son datos sensibles y que autoriza de forma expresa y previa. También podremos tomar su huella digital para permitirle el acceso a nuestras instalaciones y realizar el control de tiempo adecuado, siendo esta información biométrica también considerada sensible. Al tratarse de información sensible, tiene la facultad de decidir si nos da su consentimiento para su tratamiento. Para este efecto, debe entenderse que esta disposición no es aplicable a los colaboradores de las franquiciadas que sostengan un contrato con Kumon.

COOKIES

Una cookie es un pequeño archivo que se agrega a su dispositivo o computadora para brindar una experiencia de acceso personalizada. Las cookies nos permiten saber cuándo visitó el sitio web Kumon, pero no da acceso a su computadora y tampoco revela información más allá de aquella que usted decide compartirnos.

Puede deshabilitar las cookies en la configuración de su navegador. Sin embargo, cabe destacar que algunas de ellas serán necesarias para permitir la navegación en nuestro sitio web.

¿CÓMO SE UTILIZAN SUS DATOS PERSONALES?

1. Alumnos, padres y tutores legales
   
   Utilizamos los datos personales con los siguientes propósitos:
   
   
   • Cumplimiento de obligaciones contractuales de Kumon y/o sus Orientadores relacionadas con la aplicación del Método Kumon, desde la inscripción en una Unidad Kumon;
   • Intereses comerciales de Kumon, para soporte y promoción de nuestra marca y actividades;
   • Cumplimiento de una obligación legal, orden judicial o para resguardar nuestros derechos en cualquier procedimiento judicial, arbitral o administrativo;
   • Desarrollo y mejora del Método Kumon en Colombia y en el mundo;
   • Desarrollo y mejora de los Materiales didácticos del Método Kumon en Colombia y en el mundo;
   • Para brindar capacitación a nuestros colaboradores y Orientadores;
   • Para comunicarnos con usted por correo, correo electrónico o teléfono;
2. Franquiciados y Orientadores
   
   Además de los propósitos descritos anteriormente, en caso de que sea un Franquiciado/Orientador, si fuere aplicable, también utilizaremos sus datos personales para:
   • Elaboración y ejecución del contrato de franquicia;
   • Envío de materiales (didácticos, de soporte y divulgación);
   • Participación en eventos organizados por Kumon;
   • Soporte y promoción de la marca y demás actividades de Kumon.
3. Socios de negocio y proveedores
   
   Además de los propósitos descritos anteriormente, en caso de que sea un socio de negocio/proveedor, si fuere aplicable, también utilizaremos sus datos personales para:
   • Permitir la elaboración y ejecución del contrato de prestación de servicio.
   
   
4. Leads Comerciales
   
   Además de los propósitos descritos anteriormente, en caso de que sea un lead comercial, si fuere aplicable, también utilizaremos sus datos personales para:
   • Medir y analizar visitas y comportamiento en nuestras plataformas digitales.
   • Mejorar el contenido del sitio web y la experiencia del usuario.
   • Ofrecer anuncios y ofertas personalizadas.
   • Recopilar información técnica como marca y modelo del dispositivo, navegador utilizado y cookies.
   • Ofrecer informaciones en relación con nuestros servicios y respuestas a requerimientos de los clientes.
   
   
5. Colaboradores de Kumon
   
   Además de los propósitos descritos anteriormente, en caso de que sea un colaborador de Kumon, si fuere aplicable, también utilizaremos sus datos personales para:
   • Gestionar la relación laboral, incluyendo el proceso de selección, contratación, evaluación y desarrollo del colaborador.
   • Administrar beneficios y obligaciones laborales.
   • Registrar y controlar el tiempo de ingreso y salida del colaborador mediante huella digital.
   • Tratar datos sensibles como resultados de exámenes de ingreso y huellas digitales, con el consentimiento expreso y previo del colaborador.
   
   En caso de que en algún momento se llegare a solicitar información cuya naturaleza sea sensible, Kumon se encontrará en la obligación de informar sobre dicha naturaleza especial del dato solicitado y el colaborador contará con la facultad de decidir si suministra o no dicha información.

¿CON QUIÉN SE COMPARTEN MIS DATOS PERSONALES?

Compartimos sus datos personales con empresas del en que Kumon tenga relación societaria directa o indirecta (“Grupo Kumon”) que corresponden a sociedades ubicadas afuera del territorio colombiano, además de consultoras de publicidad y marketing, organismos públicos y socios de negocio.

Transferencia Internacional

Es posible que sus datos personales sean transferidos fuera de Colombia, tanto a empresas del Grupo Kumon como a terceros contratados por estas, lo que se realizará en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), observando los siguientes puntos:

Para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, utilizamos como base legal los mecanismos de transferencia internacional de datos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), siguiendo las siguientes directrices:

1. Reconocimiento de un Nivel Adecuado de Protección: En caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) reconozca a un país, territorio u organismo internacional como adecuado para la transferencia de datos personales, los datos podrán ser transferidos con base en dicho reconocimiento.

2. Cláusulas Contractuales Estándar (CPCs): En ausencia de un reconocimiento de adecuación por parte de la SIC, utilizaremos las Cláusulas Contractuales Estándar (CPCs) aprobadas por la SIC como base para la transferencia internacional de datos personales.

3. Cambio de Mecanismo: En caso de que posteriormente la SIC establezca una decisión de adecuación para una jurisdicción donde los datos ya estén siendo transferidos con base en las CPCs, el Grupo Kumon podrá optar por mantener el uso de las CPCs o migrar al nuevo mecanismo basado en dicha decisión de adecuación, según su conveniencia y necesidades operativas.

Forma de la transferencia

Internamente, es decir, entre las empresas del Grupo Kumon, la transferencia de datos se realiza a través de VPN (Red Privada Virtual), garantizando que los datos estén encriptados y que las direcciones IP de los usuarios permanezcan enmascaradas, lo que permite una navegación segura y privada. Además, el acceso a los datos personales solo se otorga a las personas que necesitan dicha información debido a las funciones que desempeñan, en cumplimiento con los principios de finalidad y acceso restringido establecidos por la legislación colombiana de protección de datos personales. En cuanto a la transferencia de archivos con terceros, esta se lleva a cabo mediante el uso de OneDrive de Microsoft, una plataforma que cuenta con varias medidas de seguridad para proteger el intercambio de archivos, tales como encriptación de extremo a extremo, verificación de virus y monitoreo de actividades sospechosas, conforme a las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre el tratamiento y la seguridad de los datos personales.

Duración de la transferencia

Mientras se mantenga la relación contractual, la eliminación de los datos personales no sea solicitada por el titular y los datos no puedan ser eliminados (a) para el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria, o (b) para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales o administrativas. Si usted revoca su consentimiento o ejerce su derecho de eliminación (cuando sea aplicable), sus datos personales se mantendrán bloqueados (y la transferencia internacional podrá continuar) durante los plazos legalmente establecidos para atender a las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento de los mismos.

Finalidad de la transferencia internacional:

(i) Cumplir con las reglas internas del Grupo Kumon; (ii) Generar información estadística para análisis local, regional y global; (iii) Viabilizar el uso de algunas herramientas tecnológicas del Grupo Kumon; (iv) Permitir una visión global de indicadores del Grupo Kumon; (v) Entrenamientos internos realizados por Kumon y empresas del Grupo Kumon, con acceso restringido a colaboradores de la empresa, franquiciados, candidatos a franquiciado y equipo de auxiliares de la unidad franquiciada del Método Kumon; (vi) Desarrollo y perfeccionamiento de los materiales didácticos y métodos de instrucción de Kumon para uso en los países en los que opera el Grupo Kumon. (vii) Backup.

País de destino de los datos transferidos:

Estados Unidos, Japón, Argentina, Chile, Brasil, Perú, Bolivia, Uruguay, México y España.

Identificación y los contactos del Responsable del Tratamiento:

KUMON INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE COLOMBIA LTDA. privacidade@kumon.com.br

Uso compartido de datos por el Responsable del Tratamientos y la finalidad

En los Estados Unidos, la finalidad de la transferencia de datos es respaldo. En Japón, el uso se comparte con Kumon Institute of Education Co., Ltd. con el propósito de cumplir con las reglas internas del Grupo Kumon; generar información estadística para análisis local, regional y global; viabilizar el uso de algunas herramientas tecnológicas del Grupo Kumon; permitir una visión global de indicadores del Grupo Kumon; entrenamientos internos realizados por Kumon y empresas del Grupo Kumon, con acceso restringido a colaboradores de la empresa, franquiciados, candidatos a franquiciado y equipo de auxiliares de la unidad franquiciada del Método Kumon; y desarrollo y perfeccionamiento de los materiales didácticos y métodos de instrucción de Kumon. De igual manera, en Brasil, Argentina, Chile, Perú, Bolivia, Uruguay, México y España, la finalidad es el desarrollo y perfeccionamiento del Método Kumon y material didáctico, así como entrenamientos.

Responsabilidades de los agentes de tratamiento:

Observar los propósitos legítimos y específicos del tratamiento de los datos personales, preservar los derechos del titular, cumplir con las normas legales aplicables, deben adoptar medidas de seguridad, técnicas y administrativas aptas para proteger los datos personales de accesos no autorizados y de situaciones accidentales o ilícitas de destrucción, pérdida, alteración, comunicación o cualquier forma de tratamiento inadecuado o ilícito.

Medidas de seguridad adoptadas:

Internamente, es decir, entre las empresas del Grupo Kumon, la transferencia se realiza a través de VPN (Red Privada Virtual) de modo que los datos están encriptados y las direcciones IP de los usuarios están enmascaradas, permitiendo una navegación segura y anónima. Además, el acceso a los datos solo se otorga a los colaboradores y franquiciados que necesitan la información debido a su trabajo. En cuanto a la transferencia de archivos con terceros, la transferencia se realiza a través de compartición vía OneDrive de Microsoft, que cuenta con varios recursos de seguridad para proteger el intercambio de archivos, como encriptación, verificación de virus y monitoreo de actividades sospechosas.

¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?

Usted, como propietario de los datos personales, tiene los siguientes derechos con respecto a su información personal:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer sus derechos, puede entrar en contacto a través de privacidade@kumon.com.br.

¿CÓMO MANTENEMOS SEGUROS SUS DATOS?

Adoptamos políticas y procedimientos estrictos que determinan cómo los datos personales deben ser tratados en Kumon. Dichas reglas tienen como objetivo asegurar el tratamiento apropiado y legal de datos personales.

También adoptamos medidas técnicas y administrativas capaces de mantener sus datos personales seguros y protegidos contra el acceso no autorizado y de la destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, comunicación o cualquier otra forma de tratamiento inadecuado o ilícito.

¿CÓMO PROTEGEMOS LOS DATOS PERSONALES Y LA PRIVACIDAD DE LOS NIÑOS?

Entendemos la importancia de proteger la privacidad de los niños, razón por la cual solamente trataremos sus datos con el consentimiento de uno de los padres o tutor.

¿QUÉ PASA CON LOS DATOS SENSIBLES?

Entendemos la importancia de proteger sus datos personales sensibles, ya que estos son datos que pueden afectar su intimidad o generar discriminación, como datos de salud, datos biométricos o datos de niños, niñas y adolescentes. Por esta razón, queremos informarle que:

• De acuerdo con las normas vigentes en Colombia, la entrega de estos datos es facultativa y solo serán tratados bajo la autorización otorgada de manera clara, específica y con entrega voluntaria por parte del padre, madre o tutor legal para el caso de los niños, niñas y adolescentes. La entrega de estos datos es esencial para una correcta prestación del servicio por parte de Kumon.
• Tratamos sus datos sensibles con la mayor protección y confidencialidad, asegurando su seguridad y evitando su uso indebido.
• Utilizaremos los datos sensibles solo para las finalidades específicas que le informemos al momento de su recolección.
• Necesitamos su consentimiento expreso para tratar estos datos. Le solicitaremos este consentimiento de manera clara y específica, y usted podrá revocarlo.

¿CÓMO CONOCER NUESTRA POLÍTICA PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES?

En Kumon, queremos que se sienta seguro y bien informado sobre cómo manejamos sus datos personales. Por eso, le invitamos a conocer nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. Puede encontrarla fácilmente en www.kumon.com.co.

¿DUDAS?

Si tiene alguna pregunta, puede enviarnos un correo electrónico a privacidade@kumon.com.br.
De igual forma, a través de dicho canal, Kumon atenderá sus peticiones, consultas y reclamos; y usted podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

ACTUALIZACIÓN DE ESTE AVISO

Es posible que alguna información aquí disponible sea actualizada. Por lo tanto, le recomendamos que consulte periódicamente este Aviso de Privacidad, que se encontrará disponible a través del sitio web Kumon.