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Esta Política de Datos Personales ("Política") tiene como objetivo establecer las reglas bajo las cuales Kumon Instituto de Educación de Colombia Ltda., sociedad comercial debidamente constituida en Colombia, identificada con Nit 830.138.958-5, domiciliada en Avenida Carrera 45 Nº. 108 -27, Torre 2 Oficina 1002 Edificio Centro Empresarial Paralelo 108 Bogotá D.C., Colombia y con correo electrónico privacidade@kumon.com.br ("Kumon") llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales y tiene como referencia la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y todos sus decretos reglamentarios actuales y futuros.
Esta Política se aplica a todos los empleados, terceros, socios comerciales, franquiciados y otras entidades privadas que procesan los Datos Personales obtenidos y almacenados por Kumon o en nombre de Kumon.
El objetivo de nuestra Política para el Tratamiento de Datos Personales (o "PTI") es cumplir con la legislación colombiana en materia de protección de datos personales, incluyendo el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y cualquier otra norma que la adicione, complemente o modifique.
Esta Política se aplica a toda recolección, almacenamiento, uso, transferencia, transmisión y eliminación de información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables en el territorio de la República de Colombia. También se aplica al tratamiento realizado por terceros con quienes Kumon acuerde cualquier actividad relacionada con el tratamiento de datos personales de los cuales Kumon es responsable.
Los datos personales recolectados se usarán para iniciar, desarrollar y mantener la relación contractual, comercial o laboral, y/o para enviar publicidad o información que los Titulares hayan autorizado. También se utilizarán para atender las peticiones y solicitudes presentadas por los Titulares de los datos personales, cumplir con obligaciones legales y responder a requerimientos formales de las autoridades competentes.
A los efectos de esta Política, los términos a continuación tendrán los siguientes significados:
Anonimización y Pseudonimización: son medios técnicos que cambian el formato de un dato personal, de modo que no se pueda identificar a su Titular. La Pseudonimización solo permite la identificación a través de información adicional, mientras que la Anonimización no permite la identificación por ningún medio.
Aviso de privacidad: es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Consentimiento: autorización libre, específica, informada e inequívoca, otorgada por el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Datos Personales: cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable, independientemente del medio en el que se encuentre contenida (físico o electrónico). Ejemplos: una dirección de casa, una dirección de correo electrónico (nombre.apellida@empresa.com), datos de ubicación del teléfono celular, una dirección IP o uno o más elementos específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de esa persona física.
Datos personales sensibles: cualquier dato personal relacionado con el origen racial o étnico, convicciones religiosas, opinión política, membresía de la unión u organización de carácter religioso, filosófico o político, así como datos relacionados con la salud o la vida sexual, datos genéticos, biométricos o datos de niños, niñas y adolescentes; y en general, cualquier dato que sea susceptible de implicar una discriminación en contra de su Titular.
Data Protection Officer (DPO): persona designada por Kumon para llevar a cabo el Programa de Gobernanza de Privacidad de Kumon, y que también actuará en la relación entre Kumon, los Titulares de los Datos Personales y la Superintendencia de Industria y Comercio.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de del Responsable del Tratamiento.
Privacidad: es el derecho de la persona física a controlar la exposición y disponibilidad de información sobre sí misma (regulación de límites al uso de sus datos).
Programa de Gobernanza de Privacidad: un conjunto de medidas de seguridad, técnicas y administrativas adoptadas por Kumon, de manera continua y permanente, para proteger la Privacidad y los Datos Personales de los Titulares.
Titular: persona física a la que se refieren los Datos Personales objeto de Tratamiento. de datos personales En otras palabras, es el "propietario" de los datos personales.
Tratamiento de Datos Personales: recogida, uso, almacenamiento, cesión, compartición, eliminación (disposición), acceso, evaluación, control, distribución, archivo, modificación, extracción, tratamiento, producción, recepción, transmisión o realización de cualquier otra operación con Datos Personales.
Transmisión de datos personales: La transmisión de datos personales por su parte implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Transferencia de datos personales: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para el efecto sería Kumon Instituto de Educación de Colombia Ltda.
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia es la entidad del gobierno nacional encargada de velar por la protección de los derechos de los consumidores, promover la libre competencia y supervisar el cumplimiento de las normas relacionadas con la industria y el comercio. También es la autoridad nacional en materia de propiedad industrial y protección de datos personales.
En el desarrollo de nuestras actividades y en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás regulaciones aplicables, Kumon podrá almacenar, utilizar, compartir, transferir, transmitir y eliminar datos personales única y exclusivamente para las finalidades que se indican a continuación, o aquellas que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos:
| Finalidades Corporativas y Administrativas |
|---|
| Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Kumon y de sus clientes. |
| Cumplir con los procesos internos de Kumon en materia de administración de proveedores y contratistas. |
| El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y bases de datos. |
| Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta, reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros. |
| Adelantar campañas de actualización de datos personales para garantizar la integridad de estos. |
| Adelantar investigaciones internas de conformidad con las diferentes políticas de Kumon en caso de actividades sospechosas que puedan afectar el buen nombre de Kumon. |
| Completar transacciones, obtener datos de facturación y emitir facturas. |
| Realizar ante los Bancos de Datos, reportes negativos o positivos relacionados con el estado de cumplimiento, incumplimiento o mora en las obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios a cargo de Kumon, previa notificación por escrito al cliente con los términos de anticipación establecidos por Kumon para que cumpla con sus obligaciones y/o demuestre el cumplimiento. |
| El envío de las modificaciones a esta política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el tratamiento de los datos personales. |
| Realizar actividades de mercadeo, sensibilización, socialización, activación de marca, acercamiento a comunidades y enviar información sobre novedades, noticias, concursos, eventos, campañas, actividades, catálogos, promociones y ofertas. |
| Realizar encuestas de satisfacción al cliente, calidad del servicio y fortalecer nuestros canales de servicio al cliente. |
| Realizar actividades de fidelización de clientes. |
| Enviar invitaciones e información sobre los eventos y actividades comerciales y/o formativas. |
| Adelantar actividades y jornadas académicas y de sensibilización respecto de los servicios que ofrece la compañía. |
| Realizar investigaciones de mercado con el fin de establecer tendencias o perfiles de consumo dentro de la Sociedad. |
| Transmitir y transferir datos personales a la sede central de Kumon y a otras entidades del grupo empresarial, tanto a nivel nacional como internacional, garantizando el cumplimiento de los estándares de protección de datos aplicables. |
| Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS, MMS, WhatsApp, etc.), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, con arreglo a la ley. |
| Finalidades para Alumnos, Padres y Tutores Legales |
|---|
| Administrar la inscripción y participación de los alumnos en el Método Kumon. |
| Enviar avisos, promociones, apuntes, obsequios y comunicaciones sobre ponencias y formaciones realizadas por Kumon. |
| Facilitar la interacción y comunicación con los orientadores y Unidades Kumon. |
| Mejorar el Método Kumon mediante encuestas, seguimiento de alumnos y unidades. |
| Registrar imágenes (fotos y videos) para fines de formación y promoción. |
| Cumplir obligaciones legales, órdenes judiciales o resguardar los derechos de Kumon en cualquier procedimiento judicial, arbitral y/o administrativo. |
| Transmitir o transferir datos personales a nivel nacional o a terceros países para la gestión y administración del negocio, así como para la integración y operación con las empresas que forman parte del grupo empresarial de Kumon, garantizando siempre que se cumplan los estándares de protección de datos aplicables. |
| Finalidades para Franquiciados y Orientadores |
|---|
| Realizar el proceso de evaluación, formación y selección de franquiciados. |
| Analizar el perfil, capacidad financiera y compatibilidad con el Método Kumon. |
| Ejecutar y gestionar el contrato de franquicia. |
| Realizar seguimiento y evaluación de desempeño de los franquiciados y orientadores. |
| Enviar materiales didácticos, de soporte y divulgación. |
| Invitar a los franquiciados y orientadores a eventos organizados por Kumon. |
| Finalidades para Socios de negocio y proveedores |
|---|
| Celebrar y gestionar contratos comerciales celebrados con Kumon. |
| Calificar y verificar la identidad de las partes del contrato celebrado con Kumon. |
| Realizar evaluaciones de cumplimiento y capacidad del Proveedor o Socio de negocio. |
| Finalidades para Leads Comerciales |
|---|
| Medir y analizar visitas y comportamiento en nuestras plataformas digitales. |
| Mejorar el contenido del sitio web y la experiencia del usuario. |
| Ofrecer anuncios y ofertas personalizadas. |
| Recopilar información técnica como marca y modelo del dispositivo, navegador utilizado y cookies |
| Ofrecer informaciones en relación con nuestros servicios y respuestas a requerimientos de los clientes. |
| Finalidades para Colaboradores de Kumon |
|---|
| Gestionar la relación laboral, incluyendo el proceso de selección, contratación, evaluación y desarrollo del colaborador. |
| Administrar beneficios y obligaciones laborales. |
| Registrar y controlar el tiempo de ingreso y salida del colaborador mediante huella digital. |
| Tratar datos sensibles como resultados de exámenes de ingreso y huellas digitales, con el consentimiento expreso y previo del colaborador. |
| Para este efecto, debe entenderse que esta disposición no es aplicable a los colaboradores de las franquiciadas que sostengan un contrato con Kumon. |
Se deja expresa constancia que la inclusión de nuevas finalidades que no hubieran sido aceptadas de forma previa por el Titular, implicará la obligación de Kumon de solicitar su consentimiento previo para llevar a cabo dicho nuevo tratamiento.
En virtud de la Ley 1581 de 2012, Kumon informa que los titulares de la información tienen los siguientes derechos:
En el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes que reposen en las bases de datos de Kumon, se garantizará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Cualquier uso de los datos de menores de edad registrados en nuestras bases de datos, o que eventualmente se soliciten, deberá ser autorizado expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. La opinión del menor será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto.
Asimismo, Kumon facilitará a los representantes legales de los menores o tutores acreditados la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
En armonía con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá respetar los derechos prevalentes de los mismos. Por ello, se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo que los datos sean de naturaleza pública y su tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:
En todas y cada una de las operaciones de Tratamiento de Datos Personales, ya sean obtenidas directamente del Titular, de terceros o de bases públicas, se deberán observar las siguientes reglas:
El Tratamiento de Datos Personales debe llevarse a cabo únicamente para el cumplimiento de una finalidad específica, predeterminado e informado para el Titular. Para efectos de esta Política, las finalidades están expuestas en el numeral 4;
El Tratamiento de Datos Personales debe llevarse a cabo en compatibilidad, es decir, en proporción a las finalidades informadas al Interesado y de acuerdo con el contexto del Tratamiento.
El procesamiento debe limitarse al mínimo de Datos Personales necesarios para lograr la finalidad predefinida;
Cualquier Tratamiento de Datos Personales que se lleve a cabo con fines discriminatorios, como, por ejemplo, en procesos de selección o promociones internas, estará estrictamente prohibido;
Se debe garantizar a los Titulares de datos una consulta gratuita sobre la forma y duración del Tratamiento, así como sobre la integridad de sus Datos Personales;
Se garantizará a los Interesados la exactitud, claridad, relevancia y actualización de los datos, según sea necesario y para el cumplimiento de la finalidad de su Tratamiento.
Los Datos Personales deben protegerse contra el acceso no autorizado y las situaciones accidentales o ilegales de destrucción, pérdida, alteración, divulgación e intercambio indebido con terceros.
Kumon tomará medidas para prevenir la ocurrencia de daños a los Titulares de datos como resultado del Procesamiento de Datos Personales.
Kumon demostrará que adopta medidas efectivas y capaces de demostrar la observancia y el cumplimiento de las normas sobre protección de Datos Personales, incluida la efectividad de estas medidas.
Kumon pondrá a disposición, de forma gratuita, avisos de Privacidad para los Titulares de datos, que deben ser de fácil acceso e contemplar la información relacionada con las operaciones de Tratamiento de Datos Personales, así como los relacionados con los agentes de Procesamiento de Datos Personales (Encargados, y Responsable del Tratamiento) de manera clara, precisa y honesta.
Los avisos de privacidad siempre estarán disponibles antes o al comienzo del ciclo de Procesamiento de Datos Personales, es decir, cuando los Datos Personales se recopilen del Titular de los datos o se obtengan de otra manera.
Kumon podrá transferir o transmitir datos personales a sus franquiciadas, a la empresa holding o a las demás empresas que hacen parte del grupo empresarial de Kumon. Además, Kumon podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes.
En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la ley.
En todo caso, cuando Kumon transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
En caso de requerir presentar cualquier petición, queja o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, el procedimiento a seguir será el siguiente:
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, podrá ejercer sus derechos contactándose con nosotros a través de una comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en Kumon. La comunicación puede ser enviada al siguiente correo electrónico: privacidade@kumon.com.br o a través de comunicación escrita radicada en la Avenida Carrera 45 Nº. 108 -27, Torre 2 Oficina 1002 Edificio Centro Empresarial Paralelo 108 Bogotá D.C., Colombia.
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Kumon, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
Una vez radicada la consulta, Kumon contará con el término de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no poder resolver su solicitud en el término señalado, Kumon le informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de Kumon debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrá presentar una reclamación ante Kumon la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
Las reglas establecidas a continuación deben ser observadas por todos los colaboradores de Kumon al almacenar cualquier dato personal, en formato físico o electrónico.
Kumon podrá recolectar datos personales sensibles, como los datos de menores de edad o datos biométricos tales como huellas digitales, fotografías y/o videos, entre otros. Estos datos se utilizan para garantizar el ingreso y permanencia en nuestras instalaciones, realizar campañas de difusión y sensibilización, así como para reportes a Kumon, autoridades nacionales y/o eventos organizados por Kumon.
La recolección de estos datos sensibles será informada a los titulares mediante el Aviso de Privacidad y la Autorización de Datos Personales en el sitio web de Kumon (www.kumon.com.co). En estos casos, será responsabilidad del representante legal del menor ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información, así como otorgar o revocar la autorización en nombre del menor.
Si se requiere el tratamiento de datos personales sensibles relacionados con la salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas u orientación política, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, o datos sexuales, Kumon solicitará su autorización indicando que la respuesta es opcional.
Las bases de datos que contienen información de los titulares tendrán una vigencia acorde con la operación continua de Kumon, de acuerdo con la naturaleza de nuestra organización y las actividades propias de nuestra operación administrativa general.
Esta política se encuentra vigente desde el 31 de marzo de 2025 y continuará vigente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta política.
Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Para aclarar dudas, contáctenos a través de privacidade@kumon.com.br.
Los informes de violaciones de las Políticas y Procedimientos pueden ser anónimos y se garantizará la ausencia de represalias.
Cualquier cambio sustancial en el contenido de la presente política, relacionado con la identificación del Responsable del Tratamiento y la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, serán comunicados a los titulares a través de este mismo medio. En caso de ser sustanciales, se informarán de manera oportuna anteponiendo siempre los derechos de los titulares, a través de este mismo medio.
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